1494
Khi các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị gián đoạn, thậm chí đình trệ thì công tác quản lý nhân sự lại càng trở thành bài toán khó. Làm thế nào để cân đối nguồn lực nhân sự và tối ưu chi phí? Duy trì sự kết nối đồng thời đảm bảo hiệu suất làm việc từ xa có khả thi?
Trong bài viết dưới đây, Tripi One sẽ cung cấp cho những người làm nhân sự và quản lý doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan và phương hướng cơ bản nhất để vượt qua giai đoạn khó khăn này.
Xin hãy lưu ý, sức khỏe và sự an toàn của nhân viên cần được chú trọng đảm bảo hàng đầu.
1. Duy trì giao tiếp thường xuyên và có hiệu quả:
Giãn cách xã hội khiến việc truyền đạt thông tin giữa các nhân sự gặp nhiều rào cản. Trong kinh doanh, điều này có thể mang lại những hậu quả nghiêm trọng. Chính vì vậy, bạn cần nhanh chóng đặt ra mục tiêu và cách thức giao tiếp, đồng thời thống nhất chúng trong nội bộ doanh nghiệp.
Các kế hoạch, định hướng và kết quả của từng mục tiêu trong giai đoạn này cần được minh bạch và cập nhật thường xuyên tới tất cả các nhân sự có liên quan.
Ví dụ: Duy trì họp nội bộ online từng phòng ban trong 30 phút đầu ngày và cuối ngày để cập nhật các thông tin quan trọng về tình hình kinh doanh. Email cho toàn bộ nhân sự để họ nắm được lịch trình này.
2. Khuyến khích và tạo kênh kết nối giữa các nhân sự:
Kết nối không chỉ đơn thuần là trao đổi thông tin về tình hình kinh doanh. Hãy tạo một kênh giao tiếp cởi mở, dễ tiếp cận để các nhân viên có thể chia sẻ về những khó khăn mà họ đang gặp phải và được hỗ trợ kịp thời. Duy trì kết nối giúp giảm áp lực tâm lý và khuyến khích nhân viên cùng bàn luận đưa ra giải pháp để đạt được mục tiêu chung.
3. Áp dụng công nghệ trong giao tiếp và quản lý công việc
Hãy tạo điều kiện để nhân viên của bạn được tiếp cận các trang thiết bị và công nghệ hỗ trợ họ làm việc từ xa một cách hiệu quả. Ví dụ như cho phép đăng ký mượn máy tính, thiết bị điện tử của công ty về nhà trong lúc giãn cách xã hội.
Trong thời đại 4.0, việc giao tiếp từ xa qua các kênh online như Google Meet, Microsoft Team, Skype, Zoom hay group chat Zalo…. là vô cùng phổ biến. Hãy linh hoạt việc sử dụng nền tảng nào tiện lợi, dễ sử dụng đồng thời có mức chi phí hợp lý nhất cho doanh nghiệp của bạn và hướng dẫn nhân viên sử dụng nó.
Song song với đó, bạn cũng cần khuyến khích sử dụng các ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc. Dựa vào đó, nhân viên sẽ bám sát được mục tiêu và checklist những gì cần phải làm theo kế hoạch chung. Điều này càng giúp người quản lý đánh giá được hiệu quả và tiến độ làm việc của từng nhân sự.
TripiOne.vn – Giải pháp quản lý công tác hàng đầu cho doanh nghiệp
4. Đưa ra lời khuyên và các giải pháp đảm bảo sức khỏe:
Giữ gìn sức khỏe cho nhân sự trong thời điểm này là yếu tố quan trọng hàng đầu đối với mỗi doanh nghiệp. Khi chưa thể kinh doanh bình thường trở lại, doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động chuẩn bị hay sắp xếp lại luồng vận hành nội bộ. Để làm được điều này nhất thiết cần đến những nhân sự tinh hoa với tinh thần và sức khỏe tốt, luôn trong trạng thái sẵn sàng làm việc.
Hãy tạo điều kiện để nhân viên làm việc từ xa trong giai đoạn dịch diễn biến phức tạp. Đồng thời thường xuyên trao đổi và tư vấn cho họ về chế độ ăn uống, làm việc, nghỉ ngơi khoa học thông qua các group chat hay email thông báo công ty.
Doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc hỗ trợ nhân viên các phần quà hay phụ cấp nhỏ để khích lệ tinh thần, thể hiện sự quan tâm trong điều kiện cho phép. Vntravel Group trong tháng 7-8 đã trao gần 400 suất quà nhỏ bao gồm thực phẩm tươi sạch cho các nhân viên đang làm việc trong vùng bị phong tỏa. Điều này đã nhận được sự trân trọng, cảm kích rất lớn từ đội ngũ nhân viên. Hơn thế nữa, nó còn góp phần lan tỏa một hình ảnh rất đẹp và nhân văn cho doanh nghiệp.
Chăm sóc sức khỏe cả về tinh thần và thể chất cho nhân viên không chỉ giúp ổn định đội ngũ nhân sự mà còn gia tăng mức độ trung thành và gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp.
5. Giám sát và hỗ trợ nhân sự khi cần thiết
Giãn cách xã hội và làm việc từ xa cũng đồng nghĩa với nhân viên phải tự chủ động hơn trong công việc. Họ cũng cần phải làm quen với cách thức làm việc mới, trong giai đoạn đầu tiên thì việc này khá khó khăn.
Vì vậy, cần giám sát nhân viên chặt chẽ hơn thông qua các hình thức báo cáo từ xa, online, thông qua các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc. Điều quan trọng nhất là bạn hãy thường xuyên trao đổi với nhân viên của mình để nắm bắt những khó khăn của họ để đưa ra sự hỗ trợ và định hướng kịp thời.
6. Khuyến khích ý kiến sáng tạo và đổi mới
Trong thách thức vẫn luôn tồn tại cơ hội cho những ai biết nắm bắt nó. Đây có thể là thời điểm thích hợp nhất để doanh nghiệp cải tổ lại bộ máy, thay đổi cách thức làm việc hiệu quả hơn và khai thác những tiềm năng mà trước đây chưa được khám phá.
Hãy thường xuyên tổ chức những buổi brainstorming (họp động não) để khuyến khích nhân viên trao đổi những ý tưởng mới. Nếu ý tưởng đó đủ thực tế và điều kiện của doanh nghiệp bạn cho phép thì hãy cân nhắc thử áp dụng chúng. Biết đâu đây lại là những hướng đi đột phá tích cực trong tương lai cho doanh nghiệp của bạn.
7. Lập kế hoạch nhân sự và các kế hoạch dự phòng
Bảo vệ lực lượng nhân sự
Nắm vững quyền lợi của nhân viên
- Hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp hiểu rõ các nghĩa vụ pháp lý và những điều khoản có trong hợp đồng lao động. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tính toán và chuẩn bị trước những tác động có thể xảy ra.
- Luôn theo dõi thông tin và cập nhật những thay đổi mới nhất trong các chỉ thị mà chính phủ ban hành. Trong thời kỳ khủng hoảng hiện nay, hãy tìm đến các chuyên gia để được tư vấn nếu điều kiện của doanh nghiệp cho phép.
- Duy trì các hoạt động đem lại doanh thu, cũng như thưởng xuyên kết nối và gia tăng mức độ gắn bó của nhân viên là rất quan trọng để doanh nghiệp đứng vững, chuẩn bị cho “giai đoạn bình thường mới”
Lập kế hoạch nhân sự
Đánh giá những tác động ảnh hưởng đến nhân sự một cách thường xuyên
- Luôn thu thập các dữ liệu cần thiết để đánh giá nguồn lực nhân sự như: nguồn lực sẵn có, mức độ sử dụng hiện tại, kỹ năng nào đang có/ đang thiếu, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết cho từng vị trí.
- Xây dựng các nguồn lực dự trữ khẩn cấp và kế hoạch phát triển tầng lớp lãnh đạo khi có sự cố để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Tái cơ cấu lại lực lượng nhân sự:
Chuẩn bị cho những rủi ro có thể xảy ra:
- Lập kế hoạch xử lý khủng hoảng trong doanh nghiệp và lên các phương án dự phòng, thông qua việc xem xét các chỉ số quan trọng: Nhu cầu của khách hàng, dòng tiền, tình hình nhân sự hiện tại để hành động.
- Cân nhắc các biện pháp bắt buộc để giải quyết tình hình một cách tạm thời như giảm biên chế nhân viên, cắt giảm giờ làm việc, cho nhân viên nghỉ phép không lương hoặc chỉ trả lương cho các nhân sự chủ chốt.
- Xem xét việc tái cơ cấu hoặc giảm quy mô kinh doanh nếu tình thế cấp bách để cắt giảm chi phí vận hành và tránh việc dư nguồn lực.
Nguồn: RSM Global
Khoản chi công tác phí bao gồm những gì? 
