5060
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp nào cũng sẽ có đôi khi hoặc nhiều lần phải cử người lao động đi công tác nước ngoài để thực hiện các mục đích: gặp gỡ khách hàng, mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Thông thường chi phí công tác được chia thành 2 loại: chi phí công tác trong nước và chi phí công tác nước ngoài. Trong bài viết này, các bạn đọc sẽ được tìm hiểu về thủ tục và chi phí đi công tác nước ngoài dựa trên điều luật và quy định nhà nước mới nhất.
Doanh nghiệp cử người lao động đi công tác
Theo như điều 6, Khoản 2, Điểm 2.8 của Bộ tài chính thông tư 78/2014/TT về chi phí công tác nước ngoài có đề cập:
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán
khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Cán bộ công nhân viên chức Nhà nước đi công tác
Đối với cán bộ công chức và viên chức Nhà nước, thủ tục và quy định về chi phí công tác nước ngoài được đề cập trong Thông tư 02/2012/TT-BTC ngày 21/6/2012 như sau:
1. Quy định thuế và chi phí công tác nước ngoài
Đi công tác ngắn ngày ở ngoài lãnh thổ Việt Nam trong thời hạn 180 ngày cho một đợt công tác. Công ty phải có quy chế quy định đầy đủ các nội dung, thủ tục liên quan đến việc cho phép các cá nhân được đi công tác, nội dung công tác, thời gian công tác,..
Theo quy định về điều kiện thanh toán các chi phí khi đi công tác, mức chi thực tế và khoản chi cụ thể (Từ quyết toán thuế TNDN năm 2015, mức chi khoán công tác phí trong và ngoài nước và nước ngoài không bị giới hạn, khống chế bởi mức chi theo hướng dẫn của Bộ tài chính với viên chức nhà nước, mà phụ thuộc vào Quy chế tài chính của công ty)
2. Quy định chi phí công tác nước ngoài
Phải có đầy đủ các chứng từ, giấy tờ sau: phải có kế hoạch đi công tác nước ngoài, kèm theo thư mời của đối tác cùng với các chi phí liên quan (nếu có)
- Quyết định đề cử đi công tác của doanh nghiệp
- Dự toán các khoản chi khi đi công tác và được ban lãnh đạo duyệt
- Thông báo về lịch trình công tác
Người đi công tác trong quá trình thực hiện phải hoàn thành đúng nhiệm vụ được giao. Nếu thời gian đi công tác vượt quá thời gian quy định phải có văn bản, tờ trình và có quyết định được phê duyệt bởi Lãnh đạo doanh nghiệp.
3. Bộ chứng từ chi phí công tác nước ngoài
Người thực hiện công tác cần phải trang bị đầy đủ các chứng từ hợp pháp và hợp lệ để thanh toán. Trường hợp hóa đơn chứng từ bằng tiếng nước ngoài cần phải được dịch sang tiếng Việt. Các khoản chi khi trong trường hợp khi quyết toán không cần hóa đơn, chứng từ phải được quy định cụ thể trong quy định tài chính hoặc nội bộ đơn vị.
Mức khoán về tiền thuê phòng nghỉ, tiền ăn và tiền tiêu vặt đã đề cập trong danh mục mức chi khoán của Viên chức nhà nước được thanh toán 100% cho thời gian công tác đến 30 ngày. Nhân viên đi công tác từ ngày 31 đến ngày thứ 180 được hưởng 2/3 mức khoán. Trường hợp chi tiêu vượt mức khoán thì phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
Mức khoán về các khoản phí thuê phòng nghỉ, ăn uống và chi tiêu khác đã yêu cầu trong danh mục mức chi khoán của Viên chức nhà nước được thanh toán 100% trong thời gian công tác trong 30 ngày.Trong thời gian công tác từ ngày 31 đến ngày thứ 180, được hưởng 2/3 mức khoán. Trường hợp chi vượt mức khoản thì phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
Lưu ý: doanh nghiệp cần có quy chế chi tiêu riêng,trong đó quy định về các khoản chi, mức chi cho công tác phí đi nước ngoài (kể cả khoán hay thanh toán theo chứng từ) để khi xác định chi phí được trừ, cơ quan thuế có căn cứ đề tỉnh toán.
Trên đây là những quy định và thủ tục về chi phí công tác nước ngoài được cập nhật từ điều luật và thông tư mới nhất, hi vọng sẽ giúp cho bạn đọc hiểu và áp dụng hiệu quả trong công việc để đạt được mục tiêu công tác và kiểm soát chi phí một cách tối ưu cho mỗi chuyến đi.
Phương thức hiệu quả quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ 
