Trang chủ
1725
Công tác phí là những khoản chi phí dùng để trả cho công chức, nhân viên được cử đi công tác ngoài nơi làm việc cố định: công ty, văn phòng. Ví dụ như thanh toán tiền vé, tàu, xe,… cho bản thân và cước phí hành lý, tài liệu mang theo để làm việc một thời gian nhất định. Công tác phí được tính như thế nào? Hãy cùng Tripi One tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Khái niệm về công tác phí
Công tác phí là khoản chi trả cho viên chức, nhân viên được cử đi công tác ngoài nơi làm việc thường xuyên để thanh toán các khoản như tiền vé tàu, xe, khách sạn, ăn uống, cước phí hành lý, tài liệu mang theo để làm việc trong khoảng thời gian nhất định.
2. Công tác phí được tính như thế nào? Điều kiện để thanh toán công tác phí.
– Nhân viên phải thực hiện đúng nhiệm vụ được giao
– Phải được quản lý, chủ doanh nghiệp, đơn vị cử đi công tác hoặc mời tham gia đoàn công tác.
– Nhân viên phải có đầy đủ các chứng từ để thanh toán: giấy đi đường của người đi công tác có dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi mà nhân viên lưu trú), văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được cấp trên, quản lý ký duyệt, hóa đơn chứng từ mua vé howpj pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng chứng từ thanh toán ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì buộc phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị ứng cử đi công tác (thanh toán chi phí đi lại theo thực tế)
Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoản chi phí đi lại).
Nhân viên phải cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ, khách sạn hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế)
Trong những ngày được cử đi công tác nếu do yêu cầu công việc phải làm thêm giờ thì bên cạnh chế độ phụ cấp lưu trú còn được thanh toán thêm lương làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên theo quy định hiện hành. Người quản lý, chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ.
Thủ tục và quy trình xác nhận làm thêm giờ làm căn cứ thanh toán, quy định các trường hợp đi công tác được thanh toán tiền lương làm thêm giờ, đảm bảo nguyên tắc chủ được thanh toán trong trường hợp được người có thẩm quyền trong doanh nghiệp cử đi công tác phê duyệt là thêm giờ, không chấp nhận thanh toán cho các trường hợp đi công tác nhưng tranh thủ giải quyết việc riêng trong những ngày nghỉ và ngoài giờ.
Cụ thể những trường hợp sau không được thanh toán công tác phí: thời gian điều trị, thăm khám ở cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức. Những ngày học tập, đào tạo ở trường, nơi đào tạo vì đã được hưởng chế độ riêng với người đi học. Những ngày làm việc cá nhân trên đường đi công tác, những ngày được giao nhiệm vụ biệt phái tại một địa phương hoặc theo quyết định cấp có của cơ quan có thẩm quyền.
3. Đóng thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp cho công tác phí được tính như thế nào?
Công tác phí trong quá trình công tác có thể được xác định là chi phí giảm trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và cũng không phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân khi đáp ứng điều kiện. Cụ thể:
3.1 Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, công tác phí sẽ được tính làm chi phí giảm trừ tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng được các điều kiện:
– Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan trong quá trình công tác như: hóa đơn, vé máy bat, thẻ lên máy bat, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi, chứng tuwfthanh toán không sử dụng tiền mặt của doanh nghiệp. (nếu chi phí từ 20 triệu đồng trở lên) vv
– Trong trường hợp doanh nghiệp có khoản tiền đi lại, tiền ăn ở, phụ cấp cho nhân viên đi công tác và thực hiện theo đúng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
3.2 Đối với thuế thu nhập cá nhân
Không những thế, khoản chi công tác phí như tiền vé máy bat, tiền lưu trú, tiền taxi và tiền ăn của các cá nhân đi công tác đều được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế hoặc thu nhập doanh nghiệp theo quy định điểm D, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Trong trường hợp doanh nghiệp chi tiền công tác phí cho người lao động cao hơn khoản chi quy định thì phần chi cao hơn mức chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
4. Chi phí đi lại
– Chi phí đi lại được thanh toán dựa trên hóa đơn thực tế, chi phí chiều đi và về từ nhà hoặc cơ quan đến sân bay, ga tàu,… chi phí đi lại tại địa phương nơi đến công tác, cước tài liệu, thiết bị, dụng cụ, đạo cụ (nếu có) phục vụ trực tiếp cho chuyến đi công tác mà người đi công tác chi trả, cước hành lý của người đi công tác bằng phương tiện máy bay.
Đối với trường hợp cơ quan, đơn vị nơi cử người đi công tác và cơ quan, đơn vị nơi đến công tác đã bố trí phương tiện vận chuyển thì người thực hiện công tác không được thanh toán khoản này.
– Dựa trên quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp, đơn vị và tính chất công việc của chuyến đi công tác và trong phạm vi nguồn kinh phí được giao, người quản lý, chủ doanh nghiệp xem xét duyệt cho cán bộ nhân viên người lao động được đi công tác bằng phương tiện máy bay, tàu hỏa, xe ô tô hoặc phương tiện công cộng theo tiêu chí tiết kiệm, hiệu quả.
– Quy định về tiêu chuẩn mua vé máy bay đi công tác trong nước. Đối với các đối tượng lãnh đạo cấp cao (trên cấp bộ trưởng) thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước, hạng ghế thương gia (business class hoặc C class) dành cho đối tượng.
– Mức thanh toán theo giá ghi trên vé hóa đơn, chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật, hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện, giá vé không bao gồm các chi phí dịch vụ khác như: tham quan du lịch, các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu.
Thanh toán các khoản kinh phí sử dụng ô tô để di chuyển khi công tác, khoản tiền tự túc phương tiện công tác.
a. Đối với chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô khi đi công tác tự nguyện đăng ký thực hiện khoản kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác. Mức thanh toán khoản kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác thực hiện theo đúng quy định Thông tư số 159/2015/TT-BTC ngày 15/10/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số Điều của Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04/8/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng xe ô tô quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước trong cơ nắm giữ 100% vốn điều lệ
b. Đối với cán bộ công nhân viên chức, không có tiêu chuẩn bố trí xe ô tô khi đi công tác nhưng nếu đi công tác cách trụ sở từ 10km trở lên (đối với các xã thuộc địa bàn kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn theo các Quyết định của Thủ tướng chính phủ) và từ 15km trở lên (đối với các xã còn lại) nếu tự túc bằng phương tiện cá nhân của mình thì sẽ được thanh toán khoản tiền tự túc phương tiện bằng 0.2 lít xăng/km tính theo khoảng cách địa giới hành chính và giá xăng tại thời điểm đi công tác và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
5. Mức phụ cấp lưu trú để trả cho người đi công tác: 200.000đ/ngày
Tiền thuê phòng nghỉ ngơi khi đi công tác
Theo mức khoán:
Đối với các cấp lãnh đọ Bộ trưởng, Thứ trưởng và các chức lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 trở lên, mức khoán 1.000.000đ/ngày/người, không phân biệt nơi đến công tác
Đối với các đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thông thường.
– Đi công tác ở quận, thành phố thuộc trung ương và thành phố là đô thị loại 1 thuộc tỉnh, mức khoán 450.000Đ/người/ngày
– Đi công tác tại huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc trung ương, tại thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh, mức khoán: 350.000 đồng/ngày/người.
– Đi công tác tại các vùng còn lại, mức khoán: 300.000 đồng/ngày/người
Trường hợp người đi công tác do phải hoàn thành công việc đến cuối ngày, hoặc do chỉ đăng ký được phương tiện đi lại (vé máy bay, tàu hoả, ô tô) từ 18h đến 24h cùng ngày, thì được thanh toán tiền nghỉ của nửa ngày nghỉ thêm (bao gồm cả hình thức thanh toán khoán và thanh toán theo hóa đơn thực tế) tối đa bằng 50% mức thanh toán khoán tiền thuê phòng nghỉ tương ứng của từng đối tượng; không thanh toán khoản tiền khoán thuê phòng nghỉ trong thời gian đi qua đêm trên tàu hỏa, thuyền, tàu thủy, máy bay, ô tô và các phương tiện đi lại khác
Thanh toán tiền công tác phí theo tháng
Nếu trong trường hợp cán bộ cấp xã, cán bộ thuộc cơ quan đơn vị công tác lưu trú trên 10 ngày/tháng thì tùy vào đối tượng, địa điểm công tác và khả năng kinh phí thì thủ trưởng đơn vị khoán mức công tác phí để hỗ trợ tiền xăng xe là 500.000 đồng/tháng
Đi công tác theo đoàn công tác phối hợp liên ngành
Trường hợp cơ quan, đơn vị có nhu cầu trưng tập cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc cơ quan, đơn vị khác đi phối hợp công tác liên ngành nhằm thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đơn vị đó; trưng tập tham gia các đề tài nghiên cứu cơ bản thì cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác có trách nhiệm thanh toán toàn bộ chi phí cho đoàn công tác gồm: Tiền chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác theo mức chi quy định tại quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị chủ trì.
Trường hợp đi công tác theo đoàn phối hợp liên ngành, liên cơ quan do thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước cấp trên triệu tập trưng dụng hoặc phối hợp để cùng thực hiện các phần việc thuộc nhiệm vụ chính trị của mỗi cơ quan, đơn vị thì cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác chịu trách nhiệm chi tiền chi phí đi lại cho người đi công tác trong đoàn. Trường hợp các cá nhân thuộc thành phần đoàn công tác không đi tập trung theo đoàn đến nơi công tác thì cơ quan, đơn vị cử người đi công tác thanh toán tiền chi phí đi lại cho người đi công tác.
Ngoài ra, cơ quan, đơn vị cử người đi công tác có trách nhiệm thanh toán tiền phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ cho người thuộc cơ quan mình cử đi công tác.
Hướng dẫn quản lý chuyến công tác và quản lý công tác phí từ A-Z 
