4982
Công tác phí phí là khoản chi phí dùng để trả cho người đi công tác. Các khoản này bao gồm: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ, khách sạn, cước hành lý, cước chuyển vùng và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có). Vậy quy định công tác phí gồm những gì và làm thế nào để quản lý công tác hiệu quả, hãy cùng Tripi One tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
Điều kiện để công tác phí được tính vào chi phí hợp lý
Để đưa công tác phí vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN và khấu trừ thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ những hóa đơn, chứng từ sau:
– Hóa đơn, chứng từ trong quá trình đi công tác
+ Vé máy bay, vé tàu xe
+ Hóa đơn phòng nghỉ khách sạn, hóa đơn đi taxi
+ Hóa đơn ăn uống
+ Nếu phát sinh trên 20 triệu phải chuyển khoản
– Quy định tài chính của công ty về công tác phí
– Giấy đi đường phải có xác nhận của doanh nghiệp là đang thực hiện công tác
Nhân viên đi công tác cần phải lưu ý chuẩn bị đầy đủ giấy tờ này để công tác phí được đưa vào chi giải trình với cơ quan thuế. Tối giản quy trình xử lý,lưu trữ giấy tờ tham khảo giải pháp quản lý công tác bằng phần mềm Tripi One.
Điều kiện thanh toán công tác phí
Căn cứ theo thông tư 40/2017/TT-BTC của Bộ tài chính quy định về điều kiện thanh toán công tác phí, nhân viên cần phải thực hiện đúng các công việc sau
– Thực hiện đúng nghĩa vụ được giao
– Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác
– Có đầy đủ các chứng từ để thanh toán như
+ Giấy đi đường của người đi công tác có dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú)
+ Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt, công văn, giấy mời, văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.
+ Hóa đơn, chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng đối với chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế)
+ Bảng kê đo độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan,đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoản chi phí đi lại)
+ Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế)
Ngoài ra, trong những ngày đi công tác, nếu công ty yêu cầu phải làm thêm giờ thì ngoài chế đô phụ cấp và lưu trú, nhân viên còn được thanh toán thêm tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức theo quy định hiện hành.
Quy định mức khoán chi công tác phí
Căn cứ theo thông tư 40/2017/TT-BTC, quy định mức khoán chi công tác phí được áp dụng như sau:
– Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được cơ quan, đơn vị cử đi công tác khi phát sinh việc thuê phòng nghỉ nơi đến công tác thì được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo một trong hai hình thức: Thanh toán theo hình thức khoán hoặc thanh toán theo hóa đơn thực tế.
– Kinh phí thực hiện chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị phải được quản lý, sử dụng theo đúng định mức, tiêu chuẩn, chế độ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành và trong phạm vi tổng dự toán chi thường xuyên được giao hàng năm.
– Mức chi quy định tại Thông tư này là mức chi tối đa làm căn cứ để các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan khác ở trung ương lập dự toán chi công tác phí, chi tổ chức hội nghị. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan khác ở trung ương quy định các mức chi cụ thể đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc để thực hiện cho phù hợp trong phạm vi dự toán ngân sách được giao và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.
– Căn cứ vào khả năng cân đối ngân sách địa phương và tình hình thực tế, Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định các mức chi cụ thể về công tác phí, chi hội nghị đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc để thực hiện cho phù hợp
– Trường hợp các Bộ, ngành, địa phương chưa ban hành văn bản quy định mức chi cụ thể, thì thủ trưởng cơ quan, đơn vị căn cứ mức chi quy định tại Thông tư này quyết định mức chi công tác phí, chi hội nghị trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị nhưng tối đa không vượt quá mức chi quy định tại Thông tư này, đảm bảo tiết kiệm, tránh lãng phí, trong phạm vi dự toán nguồn kinh phí được cấp có thẩm quyền giao.
Trên dây, Tripi One đã chia sẻ cho các bạn về những cập nhật mới nhất về quy định công tác phí. Hi vọng những thông tin trên sẽ là kiến thức hữu ích giúp bạn đọc có hành trang vững vàng để làm việc với các cơ quan thuế, và quản lý quy trình công tác thuận lợi.
Phần mềm quản lý nhân sự: Lời khuyên lựa chọn cho doanh nghiệp 
