974
Do những ảnh hưởng của COVID-19, ngày càng nhiều người phải làm việc tại nhà khi lệnh cách ly và phong tỏa được ban hành tới nhiều tỉnh thành phố. Cho dù mới bắt đầu làm việc từ xa hay đã thích nghi thì những mẹo dưới đây vẫn có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và duy trì sự cân bằng hơn.
Bắt đầu từ khoảng giữa năm 2020, làn sóng lần thứ 4 của dịch Covid-19 bùng phát khá đột ngột tại Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai, Bắc Giang, Hà Nội… Các tổ chức và cá nhân không có thời gian để chuẩn bị cho làm việc tại nhà hoặc nghĩ về những cách tốt nhất để chuyển đổi nhóm, quy trình và văn hóa sang môi trường trực tuyến. Không ai biết (hoặc chưa biết) đại dịch COVID-19 và do đó công việc bắt buộc tại nhà sẽ kéo dài bao lâu.
Tất cả những người làm việc tại nhà phải tìm ra thời điểm làm việc, làm việc ở đâu và cách tạo ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Còn về thiết bị văn phòng, phát triển nghề nghiệp, cơ hội đào tạo và xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp thì sao?
Dưới đây là 15 mẹo để có một cuộc sống làm việc từ xa tốt hơn và hiệu quả hơn, trích dẫn theo chuyên gia Jill Duffy:
1. Duy trì thời gian biểu làm việc tại nhà thường xuyên:
Hãy đặt cho mình một thời gian biểu và cố gắng tuân thủ một cách chặt chẽ. Việc có hướng dẫn rõ ràng về thời điểm làm việc giúp nhiều người làm việc tại nhà duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Điều đó cho thấy, một trong những lợi ích tốt nhất của công việc từ xa là tính linh hoạt. Đôi khi bạn cần phải kéo dài ngày làm việc của mình hoặc bắt đầu công việc sớm để phù hợp với thời gian biểu của người khác.
Các ứng dụng theo dõi thời gian tự động, chẳng hạn như RescueTime, cho phép bạn kiểm tra xem bạn có đang tuân thủ lịch trình của mình hay không. Họ cũng có thể giúp bạn tìm ra thời gian nào trong ngày mà bạn làm việc hiệu quả nhất so với thời điểm bạn chểnh mảng. Bạn có thể sử dụng thông tin hữu ích đó bằng cách bảo vệ những giờ mà bạn có nhiều khả năng hoàn thành công việc khó khăn nhất. Ví dụ, nếu bạn có xu hướng đạt năng suất cao trong khoảng thời gian từ 9:30 đến 11:30 sáng, đừng lên lịch họp trong thời gian đó.
2. Tạo thói quen làm việc buổi sáng
Quyết định bạn sẽ ngồi xuống bàn làm việc và bắt đầu công việc vào một thời điểm nhất định là một chuyện. Tạo một thói quen để làm điều đó lại là chuyện khác. Thói quen có thể mạnh hơn một chiếc đồng hồ. Điều gì trong thói quen buổi sáng của bạn cho thấy bạn sắp bắt đầu công việc? Đó có thể là pha một tách cà phê trước khi bạn giải quyết danh sách việc cần làm của mình. Nó có thể là việc mặc quần áo một cách chỉn chu (Mặc đồ ngủ là một đặc quyền khi ở nhà đối với một số người, nhưng lại là một chiến lược tồi đối với những người khác). Hãy tìm một thói quen hiện có mà bạn có, chẳng hạn như đánh răng hoặc dắt chó đi dạo, để làm tín hiệu cho bạn. Bằng cách đó, bạn có thể tập thói quen mới để bắt đầu ngày làm việc của mình.
3. Đặt ra các quy tắc cơ bản với những người trong không gian của bạn
Hãy đặt ra các quy tắc cơ bản với những người khác trong nhà hoặc những người chia sẻ không gian của bạn khi làm việc.
Ví dụ, nếu bạn có con đang học ở nhà hoặc đi học về trong khi bạn vẫn đang làm việc, các bé cần có những quy định rõ ràng về những gì được và không được làm trong thời gian đó. Nếu bạn chia sẻ không gian với một người lớn khác đang làm việc tại nhà, bạn có thể phải thương lượng về thời gian yên tĩnh, thời gian họp và bất kỳ thiết bị dùng chung nào, chẳng hạn như bàn và ghế.
Ngoài ra, chỉ vì bạn đang ở nhà và có thể cho người phục vụ vào nhà hoặc chăm sóc thú cưng không có nghĩa là các thành viên khác trong gia đình nên cho rằng bạn luôn làm như vậy. Nếu đó là cách bạn chọn để phân chia lao động giúp việc gia đình thì không sao, nhưng nếu bạn chỉ mặc định làm tất cả vì bạn ở nhà, bạn có thể cảm thấy bị lợi dụng và năng suất của bạn có thể bị ảnh hưởng.
4. Lên lịch nghỉ giải lao khi làm việc tại nhà:
Nếu bạn làm việc cho một tổ chức, hãy biết chính sách về thời gian nghỉ ngơi và thực hiện chúng. Nếu bạn đang tự kinh doanh, hãy dành cho mình thời gian thích hợp trong ngày để rời xa màn hình máy tính và điện thoại. Đối với công việc sử dụng máy tính và các công việc ít vận động khác, điều quan trọng là phải đứng lên và vận động để máu lưu thông thường xuyên, ít nhất một lần một giờ. Nó cũng giúp bạn di chuyển mắt khỏi màn hình thường xuyên, ngay cả khi đó là một khoảng thời gian ngắn từ 10-20 giây.
Đừng tự mình thay đổi thời gian nghỉ ngơi, đặc biệt là giờ ăn. Có những ứng dụng, chẳng hạn như TimeOut cho Mac và Smart Break cho Windows, cho phép bạn đặt lịch cho thời điểm bạn sẽ tự rời khỏi máy tính. RescueTime cũng có tính năng tạm dừng cho phép bạn dành thời gian nghỉ 15 phút và một giờ. Bất kể bạn theo dõi thời gian nghỉ của mình như thế nào, hãy đảm bảo thực hiện chúng một cách toàn diện. Ví dụ: nếu bạn dự định nghỉ giải lao một giờ và quay lại bàn làm việc chỉ sau 40 phút, hãy đi bộ thêm 20 phút nữa.
5. Hít thở không khí trong lành
Trong phạm vi cho phép và an toàn trong thời gian xảy ra đại dịch, hãy ra khỏi nhà và di chuyển cơ thể của bạn. Cơ thể bạn cần vận động và lưu thông máu. Thêm vào đó, không khí trong lành và ánh sáng tự nhiên sẽ giúp ích cho bạn. Tốt nhất, hãy bước ra ngoài ít nhất một khoảng thời gian ngắn trước, trong và sau giờ làm việc của bạn.
Trong những thời điểm không có đại dịch, những người làm việc ở xa cũng có thể đến quán cà phê, thư viện và không gian làm việc chung để phá bỏ sự đơn điệu như ở nhà. Điều đó cũng tuyệt vời, nhưng phần thực sự quan trọng là rời khỏi nhà của bạn, nhận một chút không khí và ánh sáng tự nhiên, và di chuyển.
Bạn không cần phải đến các không gian công cộng đông đúc để thoát khỏi không gian làm việc riêng của mình (và có lẽ bạn cũng không nên làm việc ngay bây giờ). Bạn có thể lên sân thượng hóng gió, bước ra ngoài ban công, ra vườn thư giãn đôi chút (nếu không ở trong “vùng đỏ”)
6. Đừng ngần ngại yêu cầu những gì bạn cần
Nếu bạn đang làm việc cho một công ty hoặc tổ chức, hãy yêu cầu thiết bị bạn cần ngay khi bắt đầu làm việc tại nhà hoặc trong vòng vài ngày sau khi nhận ra rằng bạn cần một một thiết bị/dụng cụ mới. Những vật dụng này có thể bao gồm màn hình phù hợp , bàn phím , chuột , ghế, bàn, máy in , phần mềm, v.v. Hãy hỏi phòng hành chính – nhân sự xem bạn có thể được trang bị những gì.
7. Dành một không gian riêng để làm việc tại nhà
Không phải ai cũng có riêng một phòng trống để sử dụng làm văn phòng trong nhà. Nếu không có phòng làm việc riêng, hãy dành một bàn làm việc và một số thiết bị chỉ được sử dụng cho công việc. Ví dụ: Phân vùng ổ cứng và tạo một tài khoản người dùng riêng cho công việc. Việc tạo ra những điểm phân biệt dù chỉ nhỏ giữa thời gian làm việc và thời gian cá nhân cũng giúp não bộ của bạn biết khi nào cần tập trung hoạt động, và điều đó góp phần cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn.
8. Duy trì một số điện thoại riêng
Thiết lập số điện thoại mà bạn chỉ sử dụng cho các cuộc gọi với đồng nghiệp và khách hàng, đôi khi bạn chỉ cần Google Voice hoặc Skype. Tương tự như một số mẹo khác, có một số điện thoại riêng giúp bạn quản lý sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của mình.
9. Giao lưu với đồng nghiệp qua mạng trực tuyến:
Cô đơn, ngắt kết nối và cô lập là những vấn đề thường gặp trong cuộc sống làm việc từ xa, đặc biệt là đối với những người hướng ngoại. Hãy thử tìm ra mức độ tương tác bạn cần để cảm thấy được kết nối. Ngay cả khi bạn rất hướng nội và không thích giao lưu, hãy thử một vài trải nghiệm.
Chắc chắn, bạn sẽ tham gia các cuộc họp video và cuộc gọi hội nghị trong khi làm việc từ xa, nhưng hãy tích cực trao đổi ý kiến để mọi người biết bạn đang tham gia cuộc họp đó. Một câu đơn giản, “Cảm ơn mọi người. Tạm biệt!” cũng là đủ để làm cho sự hiện diện của bạn được biết đến.
Đối với những người đột xuất làm việc tại nhà và đang cố gắng giảm tiếp xúc trực tiếp, hãy thiết lập cuộc gọi điện video với đồng nghiệp hoặc người quản lý của bạn mỗi tuần một lần. Đôi khi một cuộc trò chuyện kéo dài năm phút là tất cả những gì cần thiết để duy trì kết nối.
10. Hãy nghỉ ngơi nếu cần khi bạn ốm đau:
Khi bạn không khỏe, hãy dành thời gian nghỉ ngơi. Nếu bạn làm nghề tự do hoặc tự kinh doanh không có lương, không có thời gian nghỉ ốm, bạn có thể bị cám dỗ để vượt qua bệnh tật và tiếp tục làm việc. Hãy nhớ rằng vì sức khỏe lâu dài và năng suất của bạn, tốt nhất bạn nên nghỉ ngơi và phục hồi sức khỏe để có thể trở lại làm việc hết công suất.
11. Tìm kiếm cơ hội đào tạo và học tập
Ngoài đào tạo từ cấp trên, bạn có thể yêu cầu các khóa học, đào tạo và huấn luyện trực tuyến hoặc trực tiếp nếu cần. Ngoài ra còn có rất nhiều trang web học tập trực tuyến dạy các kỹ năng mềm kinh doanh, lập trình, kỹ năng phần mềm và các khóa học khác. Làm việc tại nhà giúp bạn có khoảng thời gian linh hoạt hơn, đây cũng là cơ hội để bạn trau dồi kỹ năng, học hỏi những điều mới mẻ hữu ích cho công việc và cuộc sống của mình sau này.
12. Đừng làm việc quá mức:
Thông báo cho tất cả những người cần biết về lịch trình và thời gian rảnh của bạn thường xuyên để đảm bảo rằng bạn sẽ không bị làm phiền sau khi đã làm việc rất vất vả. Điều này giúp bạn có thời gian nghỉ ngơi hợp lý và cân bằng tốt giữa khoảng thời gian riêng tư và thời gian dành cho công việc.
13. Tận dụng các đặc quyền linh hoạt khi làm việc từ xa:
Làm việc từ xa đi kèm với các đặc quyền độc đáo. Hãy tận dụng chúng vì bạn xứng đáng với điều đó. Trong khoảng thời gian nghỉ ngơi giữa những giờ làm việc, bạn hoàn toàn có thể thư giãn bằng những sở thích riêng như nấu nướng, vẽ tranh, chăm sóc vườn cây hay chơi nhạc cụ. Đây là những việc mà bình thường bạn không thể làm được trong môi trường văn phòng truyền thống. Hãy tận dụng sự linh hoạt khi làm việc từ xa, thư giãn hợp lý còn giúp bạn vui vẻ, sáng suốt và có thêm năng lượng để làm việc.
14. Đừng quá khắt khe với bản thân hoặc người khác
Làm việc tại nhà đồng nghĩa với việc mọi người đều sẽ bị mất tập trung, giảm sự chú ý. Nếu bạn thấy mình đang đôi khi hơi lơ đãng, đừng khiển trách bản thân một cách quá gay gắt. Trên tất cả, hãy nhớ rằng, bạn cần cân bằng giữa năng suất với việc tự chăm sóc bản thân; nếu không, bạn có nguy cơ kiệt sức.
Trong đại dịch COVID-19 – nhưng thực sự là mọi lúc – chúng ta cần mở rộng thái độ nhân ái và tha thứ tương tự như vậy đối với đồng nghiệp, khách hàng và sếp của mình. Có một lượng căng thẳng và lo lắng bất thường trong một đại dịch toàn cầu. Hãy nhớ rằng bạn có thể không biết những gì người khác đang trải qua không chỉ trong cuộc sống mà còn trong môi trường làm việc tại nhà của họ.
15. Kết thúc ngày làm việc của bạn với một thói quen
Cũng giống như bạn nên bắt đầu một ngày của mình bằng một thói quen, hãy tạo một thói quen báo hiệu ngày làm việc đã kết thúc. Đó có thể là một lần đăng nhập trên một ứng dụng nhắn tin công việc, một buổi đi dạo với chó vào buổi tối hoặc một lớp học yoga tại nhà. Một cái gì đó đơn giản như tắt máy tính của bạn và bật một podcast yêu thích. Dù bạn chọn gì, hãy thực hiện một cách nhất quán để đánh dấu kết thúc giờ làm việc.
Theo: https://www.pcmag.com/
Hướng dẫn cơ bản để kiểm soát công tác phí của doanh nghiệp hiệu quả 
