Câu hỏi thường gặp
-
Thiết lập chung -
Quản lý chính sách -
Quản lý chuyến đi -
Quản lý hóa đơn -
Báo cáo chi tiết
Thiết lập thông tin công ty
Bước 1: Đăng nhập → Thiết lập chung → Thông tin công ty
Bước 2: Thực hiện sửa đổi/ cập nhật các thông tin về công ty, trong đó:
☛ Hệ thống tự động hiển thị các thông tin đã nhập khi đăng ký
☛ Nhập và thay đổi các trường thông tin nổi
☛ Đối với các thông tin in mờ, cần liên hệ Tripi One khi muốn sửa thông tin
Bước 3: Bấm lưu lại để lưu thông tin sửa đổi
Thiết lập phòng ban
☛ Hệ thống tự động hiển thị mặc định các thông tin về phòng ban
⚡ Người dùng lọc các phòng ban cần tìm:
☛ Nhập Tên phòng ban
☛ Chọn một trong các trạng thái.
☛ Sau đó nhấn Tìm kiếm.
⚡ Để xóa bộ lọc tìm kiếm vừa chọn, nhấn biểu tượng Quay lại
☛ Nhấn Thêm để thêm phòng ban mới.
☛ Nhấn Cập nhật để Thay đổi các thông tin về phòng ban, hoặc nhấn biểu tượng thùng rác để xóa.
Bước 1: Đăng nhập → Thiết lập chung → Phòng ban → Thêm mới
Bước 2: Nhập Tên phòng ban
Bước 3: Nhấn thêm để thêm người phê duyệt mới. Tại phần tên, chọn một người dùng trên hệ thống.
Bước 4: Nhấn Lưu lại hoặc Bỏ qua (hủy các thay đổi vừa thực hiện)
Bước 1: Đăng nhập → Thiết lập chung → Phòng ban → Cập nhật
Bước 2: Người dùng thay đổi tên phòng ban và Trạng thái
Bước 3: Người dùng thêm, thay đổi hoặc xóa người phê duyệt hiện tại:
☛ Người dùng nhấn thêm mới để thêm người phê duyệt mới
☛ Chọn tên người phê duyệt cần thêm/ thay đổi trong danh sách người dùng có sẵn trên hệ thống
☛ Người dùng chọn biểu tượng thùng rác để xóa
Bước 4: Nhấn Lưu lại hoặc Bỏ qua (hủy các thay đổi vừa thực hiện)
Thiết lập chức vụ
Bước 1: Màn hình Tab Đăng nhập → Thiết lập chung → Chức vụ
Bước 2: Chọn mục đích cập nhật danh sách để tiến hành các thao tác cập thay đổi:
☛ Thêm mới: Người dùng nhấn Thêm mới, nhập Tên chức vụ và Trạng thái cho chức vụ mới.
☛ Chỉnh sửa: Người dùng nhấn biểu tượng chỉnh sửa (cạnh biểu tượng thùng rác). Thay đổi tên và trạng thái mong muốn.
☛ Xóa: Người dùng nhấn biểu tượng thùng rác để xóa.
Quản lý người dùng
Bước 1: Màn hình tab Đăng nhập → Thiết lập chung → Quản lý người dùng
Bước 2: Người dùng bấm chọn Thêm mới: Nhập các thông tin người dùng mới.
Lưu ý: Bắt buộc cần nhập các thông tin gắn dấu *
Bước 3: Nhấn Lưu lại để lưu thông tin người dùng mới, hoặc nhấn Bỏ qua để hủy.
Bước 4: Hệ thống hiển thị yêu cầu xác nhận thay đổi.
Người dùng nhấn Đồng ý để lưu thông tin, hoặc dấu x để quay lại màn hình Cập nhật người dùng.
Bước 1: Màn hình tab Đăng nhập→ Thiết lập chung → Quản lý người dùng
Bước 2: Bấm chọn file danh sách mẫu để tải về và nhập thông tin danh sách người dùng cần thêm mới
Bước 3: Người dùng nhấn biểu tượng Chọn file để chọn file danh sách cần tải lên. (Nếu muốn ngừng việc Tải lên danh sách, chọn Bỏ qua)
Bước 4: Sau khi tải lên file danh sách, hệ thống hiển thị thông tin các người dùng. Trạng thái thể hiện việc tải lên thành công hay thất bại
Bước 5: Người dùng nhấn Xác nhận.
Nếu trạng thái tải lên thất bại:
☛ Người dùng nhấn Tải xuống DSNV lỗi – danh sách các nhân viên bị lỗi thông tin.
☛ Sau khi sửa, người dùng tải file đó lên như bước 1.
Người dùng nhấn Hoàn thành để kết thúc việc tải lên từ DSNV.
Lưu ý: Khi nhấn hoàn thành, các nhân viên có trạng thái Thất bại sẽ không được lưu lại
Thiết lập chính sách nhóm
Bước 1: Đăng nhập → Thiết lập chung → Chọn Nhóm → Thêm mới
Bước 2: Người dùng chọn phòng ban và chức vụ
Nhập tổng số tiền hạn mức trên tháng cho cả chuyến bay và khách sạn cho nhóm vừa chọn
Bước 3: Người dùng Nhập số tiền Hạn mức vé máy bay, lựa chọn hạng vé và hãng bay. Có thể chọn đồng thời nhiều hãng bay và hạng vé.
Bước 4: Người dùng nhập số tiền hạn mức Khách sạn, chọn hạng sao
Bước 5: Người dùng nhấn Lưu lại để lưu thông tin, hoặc Bỏ qua để hủy việc thêm chính sách mới.
Bước 1: Đăng nhập → Thiết lập chung → Chọn Nhóm
Bước 2: Bấm chọn biểu tượng Chỉnh sửa/ Xóa của phòng ban muốn cập nhật
Bước 3: Nhập thông tin cần thay đổi
Bước 4: Người dùng nhấn Lưu lại để lưu thông tin, hoặc Bỏ qua để hủy.
Thiết lập chính sách cá nhân
Bước 1: Đăng nhập → Thiết lập chung → Chọn Cá nhân → Thêm mới
Bước 2: Người dùng chọn tên đăng nhập. Nhập tổng số tiền hạn mức trên tháng cho cả chuyến bay và khách sạn cho tên đăng nhập vừa chọn.
Bước 3: Người dùng Nhập số tiền Hạn mức vé máy bay, lựa chọn hạng vé và hãng bay. Có thể chọn đồng thời nhiều hãng bay và hạng vé.
Bước 4: Người dùng nhập số tiền hạn mức Khách sạn, chọn hạng sao
Bước 5: Người dùng nhấn Lưu lại để lưu thông tin, hoặc Bỏ qua để hủy việc thêm chính sách mới.
Bước 1: Đăng nhập → Thiết lập chung → Chọn Cá nhân
Bước 2: Bấm chọn biểu tượng Chỉnh sửa/ Xóa của người dùng muốn thay đổi
Bước 3: Nhập thông tin cần thay đổi.
Bước 4: Người dùng nhấn Lưu lại để lưu thông tin, hoặc Bỏ qua để hủy.
Quản lý phê duyệt
Hệ thống sẽ mặc định chính sách chung của công ty và chính sách riêng cho từng Phòng/Ban.
⚡Thiết lập chính sách chung cho toàn công ty:
+ Người dùng nhấn thêm mới (trong trường hợp chưa có quy trình chung) để tạo mới quy trình chung cho công ty
+ Thay đổi hoặc xóa quy trình chung đã đặt ra: Người dùng nhấn biểu tượng thay đổi, hoặc biểu tượng thùng rác.
⚡ Xây dựng quy trình riêng phù hợp từng Phòng/Ban:
+ Người dùng nhấn thêm mới để tạo quy trình mới
+ Nhấn biểu tượng thay đổi để sửa quy trình đã có
+ Người dùng chọn biểu tượng thùng rác để xóa
Bước 1: Vào Quản lý chuyến đi, chọn thêm mới chuyến đi và đặt tên cho chuyến đi của bạn
Bước 2: Click vào Thêm chuyến bay
Bước 3: Điền các trường thông tin phù hợp: Điểm đến, Điểm đi, Thời gian, Số khách & hạng ghế
Bước 4: Chọn chuyến bay phù hợp
Bước 5: Thêm thông tin cá nhân và chính sách hành lý
Bước 6: Thêm đơn vào chuyến đi
Bước 7: Gửi yêu cầu phê duyệt
Bước 1: Vào Quản lý chuyến đi, chọn thêm mới chuyến đi và đặt tên cho chuyến đi của bạn
Bước 2: Click vào Thêm khách sạn
Bước 3: Điền các trường thông tin phù hợp: Địa điểm, Thời gian lưu trú, Số khách & số lượng phòng → Tìm kiếm
Bước 4: Lựa chọn chỗ ở phù hợp và điền thông tin người dùng
Bước 5: Thêm đơn vào chuyến đi
Bước 6: Gửi yêu cầu phê duyệt
Bước 1: Vào quản lý chuyến đi, tìm chuyến đi bạn muốn Sửa đổi/ Hủy bỏ
Bước 2: Lựa chọn Đồng ý để hủy bỏ hoặc Bỏ qua để hủy lệnh
Thao tác phê duyệt chuyến đi
Bước 1: Màn hình tab Đăng nhập → Quản lý chuyển đi → Phê duyệt chuyến đi
Bước 2: Tìm chuyến đi cần phê duyệt bằng 1 trong 3 cách:
☛ Thực hiện nhập thông tin và tìm kiếm; hoặc
☛ Bấm chọn chuyến đi ở trạng thái chờ phê duyệt ở danh sách chuyến đi; hoặc
☛ Bấm vào chức năng thông báo để xem danh sách chuyến đi cần phê duyệt
Bước 3: Bấm chọn Phê duyệt/ Từ chối để xử lý phê duyệt chuyến đi
Thao tác thanh toán
Bước 1: Màn hình Tab Đăng nhập -> Quản lý chuyến đi -> Thanh toán chuyến đi
Bước 2: Tìm chuyến đi cần thanh toán bằng 1 trong 3 cách:
☛ Thực hiện nhập thông tin và tìm kiếm; hoặc
☛ Bấm chọn chuyến đi ở trạng thái chờ thanh toán ở danh sách chuyến đi; hoặc
☛ Bấm vào chức năng thông báo để xem danh sách chuyến đi cần thanh toán
Bước 3: Bấm chọn Cập nhật giá để nhận báo giá tại thời điểm thanh toán -> Bấm chọn Thanh toán để thanh toán chuyến đi
★ Bấm thêm đơn hàng vé máy bay/ khách sạn mới nếu không muốn thanh toán theo giá được cập nhật hoặc chuyến bay/ khách sạn hết chỗ.
Yêu cầu xuất hóa đơn như thế nào?
Bước 1: Đăng nhập → Quản lý hóa đơn → Danh sách yêu cầu
Bước 2: Các thao tác yêu cầu:
☛ Người dùng bấm chọn yêu cầu có trạng thái Chưa gửi yêu cầu và sau đó bấm chọn chức năng Gửi yêu cầu để yêu cầu xuất hóa đơn.
☛ Người dùng bấm chọn yêu cầu có trạng thái là Chờ xử lý và sau đó bấm chọn chức năng Hủy yêu cầu để hủy yêu cầu xuất hóa đơn.
☛ Người dùng bấm chọn chức năng Xem chi tiết để xem chi tiết yêu cầu xuất hóa đơn.
Kiểm tra báo cáo chi tiết ở đâu?
Tại giao diện hiển thị của chức năng Báo cáo chi tiết:
☛ Nhập thông tin các tiêu chí để thực hiện tìm kiếm và xem thông tin báo cáo tương ứng với các tiêu chí được chọn; hoặc
☛ Bấm chọn chức năng Báo cáo chi tiết chuyến đi hoặc chi tiết vé máy bay hoặc chi tiết khách sạn để xem loại báo cáo tương ứng muốn xem; hoặc
☛ Bấm chọn chức năng Xuất báo cáo để thực hiện xuất ra file excel.